Doanh nghiệp Indonesia muốn mở văn phòng tại Việt Nam – Thủ tục hợp pháp hóa cần thiết

Indonesia – nền kinh tế lớn nhất Đông Nam Á và là đối tác thương mại quan trọng của Việt Nam – đang chứng kiến sự gia tăng đáng kể về số lượng doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội mở rộng hoạt động sang thị trường Việt Nam. Để mở văn phòng đại diện, chi nhánh, hay triển khai dự án đầu tư tại Việt Nam, một trong những yêu cầu quan trọng mà doanh nghiệp Indonesia cần lưu ý là thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu từ Indonesia để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các bước, giấy tờ cần thiết và lưu ý quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ pháp lý, đặc biệt liên quan đến hợp pháp hóa tài liệu Indonesia.

1. Tại sao phải hợp pháp hóa tài liệu từ Indonesia?

Hợp pháp hóa lãnh sự là bước bắt buộc để Việt Nam công nhận tính pháp lý của các giấy tờ do Indonesia cấp, đảm bảo tài liệu là thật, đúng chữ ký và con dấu. Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, các giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp chỉ có giá trị sử dụng tại Việt Nam khi đã được hợp pháp hóa theo quy định. Khi doanh nghiệp Indonesia muốn mở văn phòng tại Việt Nam, cần hợp pháp hoá các loại giấy tờ như:

• Giấy phép kinh doanh

• Giấy bổ nhiệm người đại diện

• Báo cáo tài chính

• Hộ chiếu hoặc căn cước công dân của người đại diện pháp luật

Chỉ sau khi hoàn tất hợp pháp hóa, các tài liệu này mới đủ điều kiện nộp tại cơ quan chức năng Việt Nam như Sở Kế hoạch & Đầu tư, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh hay Sở Công Thương để thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan.

---

2. Các loại tài liệu cần hợp pháp hóa

Tùy vào mô hình mà doanh nghiệp Indonesia muốn triển khai tại Việt Nam—bao gồm văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc công ty 100% vốn nước ngoài—bộ hồ sơ cần hợp pháp hóa lãnh sự có thể khác nhau. Thông thường, doanh nghiệp phải chuẩn bị các tài liệu quan trọng như: 

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Certificate of Incorporation)

• Giấy ủy quyền hoặc thư bổ nhiệm người đại diện tại Việt Nam

• Điều lệ công ty (Articles of Association)

• Hộ chiếu người đại diện

• Hợp đồng thuê văn phòng (nếu có)

• Tài liệu tài chính chứng minh năng lực đầu tư

Bên cạnh đó, hộ chiếu của người đại diện, hợp đồng thuê văn phòng (nếu đã ký trước), và các tài liệu tài chính chứng minh năng lực đầu tư cũng thường được yêu cầu để đánh giá tính minh bạch và khả năng hoạt động của doanh nghiệp. Toàn bộ các giấy tờ này phải được hợp pháp hóa đầy đủ để đảm bảo giá trị pháp lý và có thể sử dụng trong quá trình nộp hồ sơ tại các sở, ban, ngành của Việt Nam.

---

3. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu từ Indonesia

Để các giấy tờ do Indonesia cấp được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự theo các bước sau:

Bước 1: Công chứng và hợp thức hóa tại Indonesia

Tài liệu trước hết phải được công chứng hợp lệ tại Indonesia theo quy định nội địa, nhằm xác nhận chữ ký và tính xác thực của nội dung. Sau đó, doanh nghiệp cần mang bộ hồ sơ này đến Bộ Ngoại giao Indonesia để được chứng nhận lần thứ nhất, đảm bảo rằng giấy tờ đã được

Bước 2: Hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam tại Jakarta (Thủ đô của Indonesia)

Sau khi có xác nhận của Bộ Ngoại giao, doanh nghiệp mang hồ sơ đến Đại sứ quán Việt Nam tại Indonesia để xin xác nhận hợp pháp hóa lãnh sự.

Tham khảo thông tin liên hệ chính thức:
Đại sứ quán Việt Nam tại Indonesia
Website: https://vnembassy-jakarta.mofa.gov.vn

Bước 3: Dịch thuật công chứng tại Việt Nam

Tài liệu sau khi hợp pháp hóa cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng tại Việt Nam trước khi nộp lên cơ quan chức năng.

---

4. Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu từ Indonesia

Để hoàn tất quy trình hợp pháp hóa lãnh sự, doanh nghiệp cần chuẩn bị ngân sách cho nhiều khoản chi phí khác nhau, bao gồm các bước xử lý tại Indonesia và Việt Nam.

• Phí công chứng tại Indonesia

• Phí xác nhận của Bộ Ngoại giao Indonesia

• Phí hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam

• Phí dịch thuật – công chứng tại Việt Nam

• Chi phí dịch vụ gấp (Nếu có)

Tổng chi phí dao động từ 3.000.000 VNĐ – 10.000.000 VNĐ/tài liệu, tùy độ phức tạp và thời gian xử lý yêu cầu.

---

5. Dịch vụ trọn gói tại Anvina

Với hơn 10 năm kinh nghiệm xử lý hồ sơ cho doanh nghiệp nước ngoài, Anvina hiện là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp FDI tại Việt Nam – đặc biệt là các nhà đầu tư đến từ khu vực ASEAN.

Anvina hỗ trợ trọn gói:
✅ Tư vấn hồ sơ pháp lý
✅ Dịch thuật – công chứng chuyên ngành đầu tư
✅ Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Indonesia
✅ Giao nhận hồ sơ tận nơi, hỗ trợ toàn quốc

Việc hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu từ từ doanh nghiệp nước ngoài để mở văn phòng tại Việt Nam là bước không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn mở văn phòng đại diện hoặc chi nhánh hợp pháp tại Việt Nam. Để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian, hãy để liên hệ dịch thuật Anvina ngay hôm nay: